6 maneiras de trabalhar com seu espaço para promover um evento

Quando o assunto é planejamento de eventos, existem muitas variáveis. Acima de tudo, porém, o sucesso do seu evento depende de um fator muito importante: fazer com que as pessoas compareçam. Com tantos afazeres, a promoção do seu evento pode precisar de um gasto enorme de tempo.

A boa notícia, contudo, é que não precisa fazer tudo sozinho: enquanto você foca em patrocínio e logística, por exemplo, seu espaço pode pensar em público, mídia e marketing. Enquanto você está pensando em detalhes, eles estão focados em trazer pessoas importantes para o evento. Sua dedicada equipe de marketing e RP passa todos os dias pensando em como atrair visitantes para seu espaço e cidade, e seus recursos e conhecimentos podem ser exatamente o que você precisa para atrair personalidades, talento e fornecedores, tanto perto quanto longe.

Aqui estão seis razões para você trabalhar com seu espaço para ajudar a promover um evento!

Lance seu evento com um parceiro

Quando chegar a hora de publicar detalhes sobre seu próximo evento, seu espaço deve se interessar em te ajudar a deixar o público empolgado e criar engajamento. Aproveite o apoio e recursos disponíveis: de filmagens e fotos do local até apresentações bem desenvolvidas, eles podem te fornecer as ferramentas certas para ajudar a transformar o lançamento do seu evento em algo interessante e cativante.

Um evento de lançamento traz para a mídia local, parceiros e fornecedores uma oportunidade de ouvir tudo sobre indústrias, especialistas e personalidades que seu evento trará para a cidade. O seu público local vai adorar saber que você escolheu ser uma parte da comunidade – isso faz com que se sintam mais conectados ao evento. O evento de lançamento é uma chance de alavancar os canais sociais e contatos do espaço, para dar início à promoção do seu evento.

Ganhe acesso a uma rede de mídias locais

Como um organizador de eventos, você provavelmente possui bons contatos, mas compor relacionamentos com a mídia em uma nova cidade (na qual você pode não residir) pode ser um desafio. O espaço que você escolheu provavelmente já é bem conhecido na comunidade, o que significa que suas equipes de marketing e RP estão frequentemente engajadas com a mídia local e criando relacionamentos dos quais você pode aproveitar. O panorama da mídia está sempre mudando e, com o fato de jornalistas estarem sempre mudando de uma publicação para a outra, pode ser muita coisa para se manter atualizado. Seu espaço tem registros de quem vai para onde, quais jornalistas provavelmente cobrirão seu evento e como eles gostam de serem abordados. Eles podem trabalhar com você para formular seu tom, para que gere o maior nível de interesse possível.

Alcance profissionais da indústria local

As parcerias locais do seu espaço vão além da mídia, também. Acadêmico, médico, científico ou esportivo – qualquer que seja o tópico do seu evento, indústria ou área de foco, o local pode te ajudar a construir uma rede de profissionais e personalidades em potencial que aumentem o alcance do evento. Quer construir um comitê local? Use as conexões feitas pelo local do seu evento, e peça recomendações ou direções para eles. É possível aumentar o comparecimento no seu evento através de informações compartilhadas com profissionais pertencentes à sua rede de relacionamento.

Alavanque seus canais digitais

Canais sociais e websites são meios importantes de interagir com potenciais participantes para promover seu evento, gerar engajamento, dividir logísticas e informações chave. O local provavelmente já possui plataformas digitais estabelecidas das quais você pode tirar vantagem. Dito isso, trabalhe com o time do espaço para prover conteúdo que eles possam divulgar em seu website, blog, lista de e-mails e redes sociais. Enquanto seus seguidores provavelmente são ligados ao foco do seu evento, os canais do seu espaço lhe dão a oportunidade de atingir uma audiência que você provavelmente não teria acesso de outra maneira.

Além das mídias sociais, aproveite a tecnologia do espaço e sua sinalização digital. Com participantes de eventos e conferências comparecendo ao estabelecimento regularmente, promover seu evento na sinalização digital do local é um ótimo método para atingir diversos públicos com um investimento mínimo.

Ganhe uma nova perspectiva

Como produtor de eventos, é seu trabalho pensar sobre o público e sua experiência. Enquanto você interage com parceiros e pessoas interessadas, gerencia logísticas do evento e foca em pequenos detalhes, a equipe de marketing e RP do espaço oferece um novo par de olhos que pode focar na promoção do evento. Quer sejam um ponto de onde podem nascer ideias, ou um parceiro promocional totalmente integrado, eles têm habilidades e recursos para aumentar o alcance do seu projeto. Eles já trabalharam em diversos eventos e entendem diferentes públicos-alvo.

Concluindo

Planejar eventos traz muito para fazer, e promoção é um elemento chave para o sucesso do seu evento. Desde as reuniões iniciais, pergunte ao seu espaço como eles podem te ajudar com seus planos de marketing e promoção; o espaço ideal será seu parceiro em promoção, dando aconselhamento proativo e demonstrando entusiasmo desde o primeiro dia. Escolhendo o local certo, você não somente ganha acesso a um parceiro em planejamento de cardápio, criação de itinerário e montagem do evento – você garante um parceiro de marketing, promoção e relações com a mídia, também.

Sobre o Expo D. Pedro

Localizado em Campinas, o Expo D. Pedro atende, desde 2014, diversos formatos de eventos com qualidade e excelência em um espaço de 13.000 m² de área construída, divididos em um Centro de Convenções com auditórios modulares e salas de apoio que comportam palestras, congressos e convenções com capacidade para até 2000 pessoas em auditório; e o Centro de Exposições com 7000 m² de área totalmente horizontal, ideal para feiras, exposições, shows e festas sociais. Anexo a um dos maiores shoppings centers da América Latina, o Parque D. Pedro Shopping, o espaço reúne a comodidade de estar ao lado de uma praça de alimentação diversificada, inúmeras lojas, serviços, entretenimento e ainda conta com 8 mil vagas de estacionamento.

 

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