Com a equipe certa ao seu lado, nenhum desafio é grande demais para ser enfrentado. Se a chuva está ameaçando o seu evento, ou a venda de ingressos caiu, uma equipe de eventos qualificada e experiente é sua arma secreta.
Mas contratar o candidato errado (ou não encontrar um bom candidato) pode levar à perda de papelada, perda de vendas e parceiros irritados. Então, como você pode garantir que está contratando uma equipe de eventos que fará o trabalho com excelência?
Para garantir que você tenha as pessoas certas em sua equipe, aqui estão oito perguntas que você deve fazer em todas as entrevistas.
1. Dê um exemplo de uma situação em que você lidou com uma grande mudança no trabalho.
Um fornecedor cancela. Seu principal palestrante perdeu o voo. Para organizadores de eventos, tudo pode mudar em um piscar de olhos.
Procure pessoas que não ficam desesperadas quando precisam fazer mudanças. Sua equipe precisa ser flexível e estar pronta para qualquer obstáculo.
Se seus candidatos compartilharem uma história sobre como eles criaram uma boa estrutura mesmo diante do caos, você encontrou uma boa combinação.
2. Você já participou de um projeto que exigisse que você trabalhasse tanto de forma independente quanto em equipe?
A comunicação é fundamental para uma equipe de eventos de sucesso. O que acontece se alguém estiver encarregado de uma promoção, mas não entrar em contato com a pessoa responsável pelo patrocínio?
Quando você perceber, seu material estará, por exemplo, sem logos importantes de patrocinadores – e esses patrocinadores não ficarão nem um pouco satisfeitos com isso.
Com tantas peças em movimento, você precisa saber que sua equipe seguirá com suas tarefas – mantendo contato entre si para garantir que nada seja deixado para trás.
Procure uma resposta que demonstre como o candidato realizou um projeto do início ao fim – e manteve seus colegas de equipe atualizados ao longo do caminho.
3. Por que você está interessado na indústria de eventos?
Não há como negar: trabalhar com eventos é cansativo. Você não chegou onde está sem gastar horas (e anos) de sangue, suor e lágrimas. Sua equipe deve ser tão dedicada quanto você.
O candidato fica com um brilho nos olhos quando fala sobre trabalhar com eventos? Isso é um bom sinal.
4. Você tem experiência com tecnologias para eventos ou softwares para gerenciamento de tarefas?
Familiarizado com tecnologias para eventos ou não, procure pessoas que estejam dispostas a aprender novas ferramentas e novas tecnologias.
Se seu candidato não estiver familiarizado com a tecnologia que você usa, pergunte a ele sobre uma situação em que ele teve que aprender sobre um novo software no trabalho.
5. Conte-me sobre um evento da sua carreira em que você trabalhou em um projeto que falhou. O que você teria feito diferente?
Com o fracasso vem um grande aprendizado, e você não quer um novo membro da equipe que desista sob pressão. Então, como o seu candidato lida com o estresse?
Esta pergunta irá ajudá-lo a descobrir o nível de autoconsciência, a forma como lidam com os conflitos e se podem manter a calma quando as coisas não acontecem de acordo com o planejado.
6. Você já ultrapassou o orçamento? Como lidou com isso?
Orçamentos são uma das partes mais frustrantes de ser um organizador de eventos – e eles podem levar seu evento ao sucesso ou ao fracasso.
Talvez você não precise de um especialista em contabilidade, mas precisa de alguém que possa acompanhar seus gastos, negociar com fornecedores e levar a sério o orçamento deles.
7. Como você mede o sucesso dos seus eventos?
O sucesso do evento pode significar coisas diferentes para pessoas diferentes. Para você, pode significar atingir uma meta de receita ou participação. Já para seus patrocinadores ou parceiros, o sucesso pode significar um retorno tangível de seus gastos. E, para os seus participantes, o sucesso significa uma ótima experiência.
Seu candidato precisa ser capaz de entender os objetivos do evento e trabalhar para o sucesso conforme você o define.
8. Ao começar um novo evento, quais são os primeiros passos que você dá?
Quando você é um organizador de eventos, o dia nunca tem horas suficientes. Uma pergunta sobre gerenciamento de tempo como essa te ajudará a entender como o candidato gerencia sua carga de trabalho e prioriza as tarefas. Certifique-se de que essa abordagem combina com a da sua equipe ou pode haver atrito no futuro.