5 maneiras de fazer a imprensa se sentir bem-vinda no seu evento

A imprensa virá para o seu evento, e agora? Acredite se quiser, mas você pode tornar o trabalho dela mais fácil e causar uma boa impressão com apenas alguns itens.

Tentar demais não funcionava na escola e é algo que a imprensa verá de primeira. Você precisa caminhar na linha tênue que divide a sensação de boas vindas e tentativas exageradas, que fazem com que ela se sinta constrangida e desconfortável. Manter esse equilíbrio é fundamental para uma ótima cobertura de imprensa no seu evento. Aqui estão cinco maneiras de garantir um bom atendimento à imprensa:

  • Recepcione-a no check-in, tendo feito sua lição de casa.
  • Prepare uma agenda com base em coisas que você sabe que a interessará
  • Forneça uma sala de imprensa
  • Converse com ela durante o evento
  • Faça follow up para responder perguntas e a agradeça sua presença

Você provavelmente passou muito tempo identificando os influenciadores e a imprensa apropriada para o seu evento, enviando convites e garantindo que eles prestigiem o evento. Agora, chegou a hora de causar uma ótima impressão.

Antes mesmo de vê-la (e depois que confirmar presença), garanta que a imprensa está ciente de todas as informações importantes, como o horário do evento, números de telefone para contato e locais para estacionar. A personalização é uma peça-chave para a experiência do participante, e é exatamente onde você deve começar com a imprensa.

5 maneiras de fazer a imprensa se sentir bem-vinda no seu evento

  1. Crie uma experiência de check-in acolhedora

Além do passe de imprensa, existem outros diferenciais que você pode oferecer para garantir uma boa experiência. Alguns deles são:

Recepcionar os membros da imprensa com um sorriso caloroso e agradecer por sua presença. Parece algo tão básico e que você faz para os participantes de qualquer maneira, mas saiba que, assim como os participantes escolhem como gastam seus orçamentos, a imprensa e os influenciadores da indústria têm muitas opções em alocação de tempo. Certifique-se de que eles gostam de gastá-lo com você.

Uma sacola de boas vindas e um kit de imprensa. Você pode incluir nele uma garrafa de água; barras de cereais (ao fazer a cobertura de um evento, a imprensa muitas vezes não tem tempo para comer entre a coleta/cobertura de informações e a apresentação de matérias); informações importantes/press releases e entrevistas em um pen drive. Qualquer coisa que proporcione pequenos confortos e facilite a realização do trabalho será apreciada.

Uma agenda baseada nos interesses da imprensa. Você não deve dizer o que eles precisam ver ou quais imagens precisam capturar. Certifique-se de que entendem que são livres para explorar e se misturar durante todo o evento, mas que você tomou a liberdade de destacar algumas coisas que acredita serem de seu interesse.

  1. Garanta que sabem aonde ir

Como parte da experiência de check-in, você deve ter fornecido a agenda personalizada com base nos interesses da imprensa de cada setor. Isso significa que você destacou questões de interesse para repórteres de estilo de vida versus repórteres de tecnologia.

Você também pode incluir informações de contato de pessoas de interesse, além de se oferecer para fazer as apresentações, se preferirem. Garanta também que a imprensa:

Saiba que você personalizou sua agenda com a informação que você achou que mais os interessaria, com base em suas áreas de atuação. Se você não contar a eles, eles podem nem olhar para isso.

Tenha alguém para responder perguntas e ser o contato do evento. Respeite o tempo da imprensa e coloque-os em contato com alguém que possa conseguir rapidamente o que precisam. O trabalho pode ser feito por um assistente, que consegue obter respostas e fazer as coisas acontecerem rapidamente.

Faça parte de festividades. Enquanto passes de imprensa podem dar acesso à praticamente tudo, não os sequestre para sessões especiais o dia todo. Incentive a integração.

  1. Dê a ela seu próprio espaço

A menos que seja um evento pequeno, onde os membros da imprensa irão para casa em uma hora ou duas, é sempre interessante criar uma sala de imprensa. Muitas vezes, se trata apenas de uma pequena sala com:

  • Cadeiras e locais para trabalho confortáveis
  • Comidas e bebidas (como água e lanches leves)
  • Tomadas
  • Wi-Fi

É um local onde podem se afastar da multidão e, possivelmente, gravar um vídeo ou áudio, em vez de voltar ao quarto do hotel. Você também pode criar um lugar agradável para realizar entrevistas, adicionando boa iluminação e um cenário de eventos. Tenha em mente que nem toda a cobertura da imprensa será escrita, pois a imprensa pode usar lives do Facebook, podcasts, vídeos e uma série de outros formatos para cobrir seu evento.

  1. Converse com ela durante o evento

Fale com a imprensa periodicamente durante o evento. Veja se há alguma coisa que precisam (como carregadores, por exemplo), pergunte se gostariam que você os apresentasse para qualquer uma das pessoas que você listou como pessoas de interesse. Descubra se a sala de imprensa está em ordem e se gostariam de qualquer coisa que não está lá. Lembre-se, a chave para uma boa cobertura de eventos não é paparicar a imprensa, mas sim ajudá-la a fazer seu trabalho da maneira mais eficaz possível.

  1. Faça follow up e agradeça sua presença

Claro, você vai agradecê-los por terem vindo ao evento, mas é sempre um bom toque enviar um follow up de agradecimento. Um cartão de agradecimento faz maior efeito, mas, no mundo atual de postagens imediatas, um cartão enviado pelo correio pode chegar vários dias após a publicação da matéria. Ao invés disso, você pode enviar um e-mail de agradecimento. Os cartões de agradecimento manuscritos ainda valem a pena, especialmente se o destinatário escrever para uma revista impressa.

Sobre pequenos eventos

Se você está produzindo um pequeno evento que dura apenas algumas horas, uma sala de imprensa pode não ser necessária, mas tornar seus trabalhos mais fáceis ainda deve fazer parte do seu objetivo. Faça as apresentações necessárias porque, em uma pequena janela de tempo, jornalistas não terão tantas horas para caçar pessoas por aí. Prepare seu discurso (ou o discurso de quem está falando pela organização) com antecedência para que esteja pronto assim que a imprensa estiver. Certifique-se de que existem pontos para fazerem entrevistas e transmissões e, acima de tudo, garanta que o Wi-Fi seja de primeira qualidade.

Concluindo

Se você tomou o tempo para identificar e convidar a imprensa para o seu evento, você procura garantir que eles gostem e tenham o que precisam para fazer seus trabalhos. Um produtor de eventos que facilita a vida de um membro da imprensa ou de um influenciador da indústria é aquele que não será esquecido.

Por que fazer seu evento no Expo D. Pedro?

Localizado em Campinas, o Expo D. Pedro atende, desde 2014, diversos formatos de eventos com qualidade e excelência em um espaço de 13.000 m² de área construída, divididos em um Centro de Convenções com auditórios modulares e salas de apoio que comportam palestras, congressos e convenções com capacidade para até 2000 pessoas em auditório; e o Centro de Exposições com 7000 m² de área totalmente horizontal, ideal para feiras, exposições, shows e festas sociais. Anexo a um dos maiores shoppings centers da América Latina, o Parque D. Pedro Shopping, o espaço reúne a comodidade de estar ao lado de uma praça de alimentação diversificada, inúmeras lojas, serviços, entretenimento e ainda conta com 8 mil vagas de estacionamento.

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado.