Guia para planejar um painel de discussão em uma conferência

Um dos principais momentos de uma conferência são as discussões sobre os mais variados temas, mas existem vários fatores que devem ser considerados para garantir o sucesso durante as sessões. Pense fora da caixa e anime o debate do seu evento usando as dicas que preparamos para você:

 

Objetivos

 

Um painel de discussão deve ser pensado cuidadosamente. Você precisa saber exatamente que tipo de debate deseja que seja fomentado naquele momento da agenda e o que pode contribuir para o resto do evento. Se você tem pouco tempo disponível e acha que pode ficar espremido, é melhor pensar em maneiras diferentes e outras abordagens.

 

O moderador

O moderador é a peça chave para uma boa sala de discussões. Para garantir o nível de interação ideal é necessário conversar e combinar com esse profissional os objetivos do debate. Talvez você precise de uma pessoa mais firme, autoritária ou então alguém que faça mais perguntas. Considere os tópicos e veja se as discussões tratam de áreas mais especializadas que precisam de um conhecimento prévio ou se a neutralidade pode ser uma vantagem.

Os colaboradores

Pense com cuidado quem vai convidar para participar do painel de discussões, você quer perspectivas e ideias interessantes. Não necessariamente as pessoas com os cargos mais altos são as melhores escolhas, a não ser que você tenha muito tempo para tratar de um mesmo assunto e o público seja bem selecionado.

O clima

Pense no ambiente que deseja criar para a sua sala de debate. Você quer um clima mais sério ou pode ser mais relaxado e íntimo? Você quer que os participantes fiquem de pé ou sentados? Prestar atenção nesses detalhes faz com que os convidados tenham mais interesse e o ritmo flua da maneira que você deseja.

Microfones

Os microfones são um detalhe bem importante durante um painel de discussão, dependendo do ambiente que deseja criar. O microfone lapela e os headsets são mais profissionais e garantem uma qualidade maior de som, mas os microfones de chão e de mão são alternativas mais baratas.

O palco

Quando pensamos na configuração da sala o palco é um dos fatores mais importantes. Se a sala acomoda apenas um palco pequeno ou estreito as opções de montagem ficam um pouco limitadas.

Oportunidades de Branding

Os móveis e backdrops oferecem uma grande oportunidade de fazer ativações de marca e promover os patrocinadores do evento. Fotos podem ser compartilhadas e alcançar um público muito maior do que o que estava presente.

Preparação

Pense quais perguntas podem ser feitas e compartilhe-as com os oradores antes do evento. Manter a espontaneidade durante os painéis de discussão é importante mas, ás vezes, se alguma pergunta particularmente profunda ou complicada é necessária é interessante preparar os participantes anteriormente.

Introdução

Ao invés de simplesmente introduzir os membros do painel de discussão e o papel de cada um deles, peça para que cada pessoa se apresente em 30 segundos, dizendo seu nome, profissão, motivação ou algum outro fato interessante, isso ajuda a interação entre os participantes.

Tempo

É importante manter o cronograma do evento pontualmente, portanto se os participantes receberem 30 segundos para se apresentarem, não permita que excedam o tempo. O moderador vai gerenciar isso no dia, dando orientações com antecedência, mas tenha um pessoal preparado para ajudá-lo a fazer isso no momento certo.

Conforto

Pense no conforto dos participantes do evento. Deixe água disponível, um bloco de notas e canetas para anotarem aquilo que acharem importante. Pense também no acesso ao palco e coloque os palestrantes sentados de maneira apropriada.

Perguntas do Público

Existem várias opções disponíveis para permitir que o público faça perguntas aos moderadores. Pense em alguma solução criativa como aplicativos ou outra ferramenta de tecnologia.

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