5 erros que você está cometendo com o orçamento do seu evento

Sem dinheiro não há evento e, sem o evento, pode ser que não haja dinheiro. Esse guia te ajudará a pensar no essencial e em quais erros você pode evitar quando o assunto é orçamento.

Quando você planeja um evento, existe um aspecto que pode parecer menos empolgante que os outros: como obter e gerenciar seus recursos econômicos. O sucesso de um evento não depende somente da ideia e da inovação, mas também do dinheiro. Por isso, previsões econômicas e financeiras são essenciais para qualquer produtor de eventos.

O orçamento é o melhor meio para determinar a viabilidade de um evento, assim como os riscos envolvidos. Ele também pode te ajudar a determinar seus objetivos e alvos, garantindo que você permaneça no caminho certo desde o começo.

Dito isso, o orçamento de um evento é uma parte fundamental, mas não precisa ser uma tarefa assustadora. Produtores de eventos devem ter uma ideia clara do que pretendem fazer, além de visualizar claramente como cada atividade pode ser traduzida em fatores econômicos e financeiros. Um orçamento simples e claro ajuda a manter tudo e todos nos trilhos, no que diz respeito a custos e receita do evento.

 

Criando um orçamento para seu evento – Por onde começar

 

Estimando receitas

É importante que organizadores estimem as diferentes fontes de renda: clientes (ingressos do evento, vendas no site), patrocínio e outras receitas (por exemplo, vendas para expositores). Você deve ser realista, não subestimar ou (até pior) superestimar sua receita.

A estimativa de vendas pode ser afetada por fatores tanto internos quanto externos. A diferença é que os fatores externos se encontram fora do controle dos organizadores (competição e inflação, por exemplo).

Quanto maior a escala de tempo para a previsão, menor será a precisão dos números. Pense em variáveis-chave, em cenários diferentes e no impacto provável que isso terá na receita.

Estimativa de despesas-chave

Preveja todos os custos prováveis. Quebre-os em custos fixos (aqueles que não mudam independente de quantas pessoas compareçam ao seu evento, como locação, equipamento audiovisual, marketing, salários) e custos variáreis (aqueles que são diretamente proporcionais ao número de participantes do evento, como serviço de buffet, serviços de impressão, taxas de registro e custos por participante).

Entender os diferentes cenários de custos fixos e variáveis te ajudará a determinar a margem de contribuição do evento.

Outros fatores

Considere o impacto provável de fatores específicos no seu orçamento. A lealdade dos participantes e a receptividade do seu público alvo a um elevado gasto em marketing, por exemplo, são fatores importantes para serem considerados. Quão sensível é o seu público em relação ao aumento de preços ou ofertas especiais? Um investimento em um elemento levará a um grande retorno em algum momento? O orçamento também pode te ajudar a determinar áreas onde você pode poupar dinheiro e fazer cortes, sem que haja um reflexo negativo no evento.

Estimativa de demandas de capital

Quanto dinheiro? Até que data? Essas são duas questões básicas que você precisa perguntar ao fim do processo para entender seu fluxo de caixa e o funcionamento do seu orçamento. Se for o caso, essas perguntas também te ajudam a saber se deve voltar à estaca zero. Depois que forem orçamentados vendas, custos e investimentos, a demanda de capital é a variável necessária para fechar o orçamento.

Os organizadores terão que considerar a quantidade de capital necessária para o investimento no evento, quanto de empréstimo precisa ser feito e quais serão os marcos financeiros (quanto é necessário antes, durante e depois do evento).

Fluxo de caixa

O objetivo final é ter uma declaração de renda simples e razoável, um balanço patrimonial e uma demonstração de caixa que inclua todas as informações de previsão relacionadas ao evento.

Os atrasos na obtenção de dinheiro e no pagamento de fornecedores podem criar escassez de liquidez. É por isso que a principal sugestão é sempre trabalhar com receitas e custos, mas também pensar em entradas e saídas de caixa.

Como organizador, seu objetivo é maximizar o fluxo de caixa. Portanto, mais detalhes devem ser incluídos, buscando previsões precisas dos requisitos de caixa para um evento bem sucedido. Acompanhe os prazos de pagamento para sua locação e seus fornecedores, e também as datas de recebimento de receita. Alguns fornecedores de registro, por exemplo, pagam semanalmente ou mensalmente. Patrocinadores, no entanto, podem receber prazos de 30 dias para pagamentos.

O ponto de equilíbrio e a análise de sensibilidade

Você pode usar os números do seu planejamento para estimar o ponto de equilíbrio, entender se o evento é financeiramente viável ou não e vincular o nível de risco em cenários diferentes. A análise de sensibilidade também será útil para entender se poderia ser bom investir em pontos específicos. Um aumento de 10% no gasto com publicidade afetará positivamente o nível de vendas, por exemplo?

 

Erros comuns com orçamentos de eventos

 

Não confunda ferramentas com objetivos

Além de dados econômicos e financeiros, é útil trabalhar com alguns índices e margens básicas. Quando falamos sobre orçamentos, geralmente nos referimos ao retorno sobre investimento, relação que fornece evidências da rentabilidade do seu evento. O risco é recusar algumas boas situações porque parece que o retorno sobre o investimento não irá satisfazer um objetivo de montante específico.

O risco também está em se concentrar muito nos benefícios em curto prazo, quando, na verdade, os organizadores devem tentar pensar não apenas sobre o rendimento estritamente relacionado ao evento, mas também sobre as futuras fontes de receita e oportunidades relacionadas ao evento.

Não confie apenas em proporções

Por esta razão, é bom considerar outras fontes econômicas de informações como o EVA (Economic Value Added), que é uma medida da diferença econômica entre o lucro operacional e o custo do capital investido.

Muito detalhado

“O diabo mora nos detalhes” é uma maneira comum de expressar a necessidade de olhar profundamente todos os aspectos. Quando criar um orçamento, não cometa o erro de tentar desmembrar as receitas, os custos, a entrada e a saída de caixa em muitos detalhes.

Usando as ferramentas erradas

Planilhas do Google ou Excel, com alguns títulos claros e principais, são maneiras eficientes de construir o orçamento do seu evento e mantê-lo atualizado.

Nem sempre é bom confiar no software padrão que você encontra online. Ele pode permitir que você crie um orçamento, mas pode não ser muito fácil de manusear.

Comportamento positivo

Todos envolvidos no processo de orçamento do evento devem examinar cada caso específico, ao invés de apenas replicar o passado. Pense em uma nova situação com entusiasmo, e tente entender os principais problemas relacionados ao orçamento deste evento específico.

 

Concluindo

 

O orçamento de um evento é crucial e determina a viabilidade geral, ajudando a garantir a tomada de decisões lógicas e calculadas. Organizadores devem considerar fatores externos que podem afetar o nível de vendas (como competição com eventos similares no mesmo período) e fatores internos (por exemplo, o fato de o evento ter sido lucrativo no ano passado). Além dos fatores econômicos e financeiros, os produtores de eventos também consideram importantes aspectos não financeiros (comunicação e fidelidade, por exemplo) que podem ter ainda mais impacto nas vendas e no orçamento geral.

 

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