Como tirar a sua ideia de evento do papel

Muitas vezes temos grandes ideias para grandes eventos, mas nem sempre é o bastante para que ele se torne realidade e pensando nisso, separamos algumas dicas para a sua ideia se transformar em uma experiência incrível!

 

– Planejamento
Para que sua ideia saia da sua cabeça e comece a tomar forma, o planejamento é o primeiro e um dos passos mais importantes do processo. É nesse passo que você organiza as ideias, define objetivos e planeja como será o evento como um todo, pensando no escopo inicial do projeto.
A organização é fator essencial nesse passo também, existem algumas ferramentas que são ótimas para organização de projeto, como: Trello, Asana, entre outros.

 

– Formato do evento
Esse é o momento de avaliar o formato do seu evento! O mercado de eventos está em constante mudança e com isso temos diversos novos formatos de eventos, tanto presenciais quanto online. Nesse passo você deve procurar os detalhamentos, além disso entender como o conteúdo do seu evento irá se adequar ao formato. Existem eventos que possuem conteúdo interativo e experiências ao longo do evento e seria melhor ser feito de maneira presencial, outros eventos possuem conteúdo misto e podem tanto ser presencial quanto online, por isso o formato de eventos híbridos pode se adequar ao formato do evento.

 

– Público alvo
Para que o evento seja um sucesso você deve conversar com as pessoas certas e que possivelmente se interessariam pelo o assunto do seu evento, por isso o direcionamento de comunicação e de público é tão importante!
E os esforços de comunicação são diretamente relacionados com o público alvo definido, uma vez que estão diretamente relacionados.

 

– Infraestrutura
Junto com sua equipe, nesta etapa, você deve pensar no detalhamento da estrutura do dia do evento. Perguntas como: “Seu evento irá precisar de ponto de luz ou energia?” “Irá precisar de gerador de energia?” “Quais fornecedores precisam estar presentes no evento?” entre outras, precisam ser respondidas nesta etapa, além do cronograma do evento e de ação para que todos da equipe estejam a par dos prazos estabelecidos.
Outro ponto importante nesse passo é a definição do orçamento para a ação. Uma vez que tudo foi planejado e estruturado é preciso ter noção dos limites dos gastos que serão feitos.

 

– Estratégia de comunicação
Agora é a hora da ação! Tudo está estruturado e planejado dentro do seu evento, agora é o momento de condensar todas as informações anteriores e traçar uma comunicação eficaz para que seu evento seja um sucesso!

 

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