Congressos oferecem ótimas oportunidades para a comunidade científica explorar novas áreas de aprendizagem, compartilhar seus resultados de pesquisa e fazer networking com seus colegas. Como a logística de organizar uma grande reunião científica pode parecer um pouco assustadora, separamos algumas dicas que podem te ajudar a enfrentar o desafio e garantir um congresso científico de sucesso.
Ciência é a peça-chave
A qualidade dos palestrantes e pesquisadores e do material que eles apresentam é o que ajudará seu congresso a ser lembrado como um sucesso. Para as palestras, busque um equilíbrio entre os gêneros e inclua jovens pesquisadores e cientistas seniores que sejam líderes em seu campo.
É uma boa ideia ter alguns palestrantes reserva em caso de cancelamento. Considere trazer palestrantes locais sempre que possível, pois você não terá que pagar despesas caras de viagem e hotel e não haverá preocupações sobre cancelamentos devido a voos perdidos, por exemplo.
O tempo é crucial
Decidir participar de um congresso científico raramente é uma decisão de última hora, então é importante dar aos participantes tempo para planejar sua ida, pelo menos doze meses antes.
Vale a pena fazer uma pequena pesquisa de mercado para descobrir se os participantes preferem um congresso durante a semana ou no fim de semana, e também se os dias com palestras do começo ao fim são mais práticos para os participantes locais.
Programação para o sucesso
É uma boa ideia ter menos palestras, mas que sejam mais longas, pois isso permite que haja tempo suficiente para que a participação seja feita sem pressa.
Proporcione muitos intervalos: o networking é um dos principais benefícios de um congresso científico e os coffee breaks são a oportunidade perfeita para aprender sobre as ideias e pesquisas dos outros. Considere ter cafeterias na área de apresentação de pôsteres para promover oportunidades de networking.
Múltiplas oportunidades de aprendizado
O setor de congressos é altamente competitivo e, muitas vezes, é difícil para os cientistas se afastarem de seus programas de ensino ou pesquisa. Para tornar seu evento mais atrativo, você precisa priorizar oportunidades de alta qualidade para o aprendizado. Certifique-se de que seus participantes conheçam os tópicos que serão abordados, quem estará dando as palestras e que outras oportunidades de aprendizado estarão disponíveis.
Elas podem incluir:
- Vídeos das palestras do congresso – eles podem ser oferecidos gratuitamente ou vendidos para ajudar a cobrir os custos;
- Podcasts sobre os mais recentes tópicos de pesquisa;
- Pacotes de realidade virtual para aprendizagem científica.
Não há como negar que pode ser um desafio organizar uma reunião científica. Por isso, não tenha medo de procurar ajuda e delegar tarefas sempre que possível. Se você quer ficar na zona de segurança, vale a pena empregar os serviços de um organizador de eventos profissional, que pode te guiar e te ajudar a garantir um congresso científico bem-sucedido.
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