Quando raiar o sol no dia do seu evento, você provavelmente já vai estar acordado desde as quatro da manhã, o que não vai te impedir de pular da cama com um misto de adrenalina e empolgação. Finalmente chegou o momento que você tanto planejou – e está na hora de ver todo o esforço valer a pena.
Quer ainda mais garantia que tudo vai dar certo (bom, pelo menos o mais certo possível)? Montamos uma lista com dez regras que você precisa seguir para garantir um dia de sucesso.
Regra #1: Tome café da manhã!
O seu corpo precisa de combustível para sobreviver ao dia corrido, mas muitos organizadores acabam pulando o café da manhã no meio da confusão. Antes de mergulhar nas responsabilidades e tarefas do dia, garanta seu sucesso com um café da manhã nutritivo e reforçado.
Regra #2: Chegue cedo
Você não pode monitorar todos os mínimos detalhes no dia do evento (é para isso que serve sua equipe), mas pode chegar cedo ao espaço para prevenir quaisquer desastres. Esse é o momento para garantir que sua equipe esteja preparada para imprevistos e mudanças de última hora no local do evento ou até mesmo no clima.
Regra #3: Cheque o wi-fi e o sistema audiovisual
Pode até ser uma dica óbvia, mas não deixa de ser importante – ainda mais se seu evento for uma conferência corporativa ou uma feira de negócios. Palestrantes e profissionais da indústria querem se conectar ao wi-fi assim que chegarem ao evento.
Regra #4: Repasse seu plano de entrada
Não deixe que a primeira impressão dos participantes sobre seu evento seja uma fila enorme. Agora é hora de ter certeza que sua equipe está bem treinada quanto aos softwares que serão utilizados no credenciamento.
Regra #5: Repasse sua lista de fotos com seu fotógrafo
Tirar boas fotos do seu evento é muito importante – e muitas vezes se torna uma tarefa esquecida no meio da correria. Você vai precisar das fotos para criar engajamento nas suas redes sociais durante e depois do seu evento, além de serem importantes para mostrar suas entregas aos patrocinadores. Converse com seu fotógrafo sobre as fotos que vai precisar antes que as portas se abram.
Regra #6: Use sapatos confortáveis
Você vai ficar de pé por no mínimo 14 horas. É importante estar usando algo confortável nos pés, já que você nunca sabe quais situações podem acontecer no evento e ninguém quer terminar o dia com um pé machucado e cheio de bolhas, certo?
Regra #7: Hidrate-se!
Mesmo estando ocupado correndo pelo evento e cuidando de tudo e todos, lembre-se de tomar muita água. É fácil esquecer que o café não vai te ajudar como deveria.
Regra #8: Tenha um plano B (e C, D, E…)
É inevitável imaginar todos os cenários onde as coisas podem dar errado. Mas não se estresse com isso – encontre soluções. Lembre sua equipe dos planos B, C e D, além das ações para uma emergência.
Regra #9: Faça intervalos
Cuidar de si mesmo não é fácil quando você está ocupado apagando incêndios por aí, então um intervalo de 30 minutos ou mais pode não ser realista para o dia do seu evento. No entanto, é importante fazer intervalos de pelo menos cinco minutos durante o dia para comer, beber água e descansar.
Regra #10: Aproveite o evento!
Nossa última dica? Reserve um tempo para admirar o seu esforço e veja seu evento ser um sucesso. Que tal tirar cinco minutos para ouvir um palestrante que te interessa ou assistir uma apresentação legal antes que você seja chamado para ajudar algum patrocinador ou participante?
O segredo para ficar calmo no dia do evento? Use checklists
Mesmo que nem tudo vá exatamente conforme o planejado no dia do seu evento, as coisas ficarão mais fáceis se você mantiver a organização. Nosso checklist para a produção de eventos perfeitos é a ferramenta ideal para te ajudar a ter tudo sob controle.
Por que fazer seu evento no Expo D. Pedro?
Localizado em Campinas, o Expo D. Pedro atende, desde 2014, diversos formatos de eventos com qualidade e excelência em um espaço de 13.000 m² de área construída, divididos em um Centro de Convenções com auditórios modulares e salas de apoio que comportam palestras, congressos e convenções com capacidade para até 2.000 pessoas em auditório; e o Centro de Exposições com 7.000 m² de área totalmente horizontal, ideal para feiras, exposições, shows e festas sociais. Anexo a um dos maiores shoppings centers da América Latina, o Parque D. Pedro Shopping, o espaço reúne a comodidade de estar ao lado de uma praça de alimentação diversificada, inúmeras lojas, serviços, entretenimento e ainda conta com oito mil vagas de estacionamento.