Muitas vezes, ao planejar e organizar um evento corporativo temos uma grande ideia de tema, sabemos quem desejamos convidadar e quais palestrantes seriam mais interessantes para falar sobre aquele assunto. Tudo isso é, sim, muito importante, mas, ás vezes, ao focar somente nesses aspectos, nos esquecemos de detalhes da organização que facilitam muito para conseguir realizar um evento de sucesso.
Para diminuir qualquer chance de falhar no planejamento do seu evento corporativo veja essas dez dicas que preparamos:
1. Cuide dos detalhes:
Antes, durante e após um evento todos os detalhes devem ser pensados com atenção e organização, sejam eles logísticos, visuais ou de atendimento. Procure se organizar em alguns passos para facilitar a execução, que podem ser: planejamento do evento, planejamento financeiro, logística, cronograma de montagem e desmontagem, fornecedores, autorizações de serviços, apoio e patrocínio.
2. Organize-se financeiramente:
Tudo que diz respeito aos valores deve ser bem pensado para que o evento saia conforme planejado. Faça orçamentos com diferentes fornecedores e levante todos os custos necessários,contabilizando o valor disponível.
3. Data, local e horário:
Data: fique ligado nos eventos que vão acontecer na cidade, próximos à data que pretende escolher. Tome cuidado para não marcar em um dia que eventos relacionados ao seu já estão agendados, você pode ter seu público dividido.
Local: O espaço tem que disponibilizar o máximo de benefícios ao seu evento para que você possa pensar em um layout interativo que se conecte de forma harmônica ao local. Além da infraestrutura, a localização também é um fator importantíssimo na hora dessa escolha, assim como a segurança e estacionamento
Horário: Cada tipo de evento requer um horário específico para acontecer. Entenda o seu público e o horário que ele prefere. Não esqueça de considerar que determinados horários possuem um tráfego intenso, isso pode causar atraso e até desistências.
4. Contrate pessoal especializado e providencie as autorizações necessárias para ter mais agilidade:
Para se organizar e ter tudo em mãos no dia do evento, evitando problemas com legislação, esses itens são essenciais no seu checklist:
- Contrato da empresa de segurança;
- Contrato do serviço de limpeza;
- Contrato de locação;
- Termo de responsabilidade;
- Cópia de comunicação à Policia e ao corpo de Bombeiros da cidade do evento;
- Laudo técnico de segurança.
5. Para cada evento, uma demanda:
Cada evento é único e tem uma demanda própria. Demonstrar empenho para atender todas as necessidades de cada cliente, individualmente, cria um relacionamento com o público alvo consolidado que pode gerar mais negócios e patrocínios no futuro.
6. Escolha do Tema:
A definição do tema deve ser pesquisada e identificada de acordo com seu público-alvo. Pesquisas informais, enquetes em sites oficiais ou mídias sociais são ferramentas essenciais para a escolha do tema de um evento bem sucedido. Perguntar diretamente ao seu público transforma a percepção do que fazer e como agradar a quem vai comparecer ao evento.
7. Atrações não são o foco principal
Levar uma experiência inesquecível aos convidados deve ser sempre o principal foco do organizador. Ter uma atração de nome, que seja um chamariz para o público, é parte dessa experiência e não uma prioridade.
8. Divulgação
Para iniciar o processo de divulgação do seu evento, você deve ter o público alvo muito bem definido, pois, assim como quase todos os passos da organização, para cada evento existe uma estratégia de divulgação mais adequada. Websites,blogs, redes sociais, mala direta e e-mail mkt são algumas opções. Há, também, a divulgação para a imprensa em jornais, revistas e canais da região. Para obter o alcance desejado na divulgação aconselhamos que trabalhe com uma assessoria de comunicação.
9. Cuide do pré-evento
Para não cair no desespero dias antes do evento, monte um cronograma de modo organizado, coloque dados em uma planilha e controle o andamento das ações pré-evento. Dessa forma, você consegue identificar o que deve ser priorizado, diminui o risco de atrasos e outros problemas frequentes na organização de um evento.
10. Tenha um plano B, C, D….
Por mais que seja trabalhoso pensar em tudo que possa dar errado, é importante sempre ter um plano B ao planejar um evento. Imprevistos acontecem e, assim, você consegue resolver problemas, caso eles ocorram, sem que causem grandes estragos no seu evento.