Guia para planejar um painel de discussão em uma conferência

  • 29/03/2017

Um dos principais momentos de uma conferência são as discussões sobre os mais variados temas, mas existem vários fatores que devem ser considerados para garantir o sucesso durante as sessões. Pense fora da caixa e anime o debate do seu evento usando as dicas que preparamos para você:

 

Objetivos

 

Um painel de discussão deve ser pensado cuidadosamente. Você precisa saber exatamente que tipo de debate deseja que seja fomentado naquele momento da agenda e o que pode contribuir para o resto do evento. Se você tem pouco tempo disponível e acha que pode ficar espremido, é melhor pensar em maneiras diferentes e outras abordagens.

 

O moderador

O moderador é a peça chave para uma boa sala de discussões. Para garantir o nível de interação ideal é necessário conversar e combinar com esse profissional os objetivos do debate. Talvez você precise de uma pessoa mais firme, autoritária ou então alguém que faça mais perguntas. Considere os tópicos e veja se as discussões tratam de áreas mais especializadas que precisam de um conhecimento prévio ou se a neutralidade pode ser uma vantagem.

Os colaboradores

Pense com cuidado quem vai convidar para participar do painel de discussões, você quer perspectivas e ideias interessantes. Não necessariamente as pessoas com os cargos mais altos são as melhores escolhas, a não ser que você tenha muito tempo para tratar de um mesmo assunto e o público seja bem selecionado.

O clima

Pense no ambiente que deseja criar para a sua sala de debate. Você quer um clima mais sério ou pode ser mais relaxado e íntimo? Você quer que os participantes fiquem de pé ou sentados? Prestar atenção nesses detalhes faz com que os convidados tenham mais interesse e o ritmo flua da maneira que você deseja.

Microfones

Os microfones são um detalhe bem importante durante um painel de discussão, dependendo do ambiente que deseja criar. O microfone lapela e os headsets são mais profissionais e garantem uma qualidade maior de som, mas os microfones de chão e de mão são alternativas mais baratas.

O palco

Quando pensamos na configuração da sala o palco é um dos fatores mais importantes. Se a sala acomoda apenas um palco pequeno ou estreito as opções de montagem ficam um pouco limitadas.

Oportunidades de Branding

Os móveis e backdrops oferecem uma grande oportunidade de fazer ativações de marca e promover os patrocinadores do evento. Fotos podem ser compartilhadas e alcançar um público muito maior do que o que estava presente.

Preparação

Pense quais perguntas podem ser feitas e compartilhe-as com os oradores antes do evento. Manter a espontaneidade durante os painéis de discussão é importante mas, ás vezes, se alguma pergunta particularmente profunda ou complicada é necessária é interessante preparar os participantes anteriormente.  

Introdução

Ao invés de simplesmente introduzir os membros do painel de discussão e o papel de cada um deles, peça para que cada pessoa se apresente em 30 segundos, dizendo seu nome, profissão, motivação ou algum outro fato interessante, isso ajuda a interação entre os participantes.

Tempo

É importante manter o cronograma do evento pontualmente, portanto se os participantes receberem 30 segundos para se apresentarem, não permita que excedam o tempo. O moderador vai gerenciar isso no dia, dando orientações com antecedência, mas tenha um pessoal preparado para ajudá-lo a fazer isso no momento certo.

Conforto

Pense no conforto dos participantes do evento. Deixe água disponível, um bloco de notas e canetas para anotarem aquilo que acharem importante. Pense também no acesso ao palco e coloque os palestrantes sentados de maneira apropriada.

Perguntas do Público

Existem várias opções disponíveis para permitir que o público faça perguntas aos moderadores. Pense em alguma solução criativa como aplicativos ou outra ferramenta de tecnologia.